ROC van Twente: Facility Management en Digital Twin
Binnen de dienst Consulting ondersteunen wij organisaties bij de toepassing, implementatie en integratie van BIM. Een van de organisaties die we adviseren is het ROC van Twente. Het ROC van Twente biedt middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneneducatie aan in de regio Twente, vanaf verschillende locaties, waaronder Almelo, Hengelo en Enschede.
- In samenwerking met ROC van Twente.
12 december 2023
Binnen het ROC van Twente is het beheer en onderhoud van de gebouwen een complexe taak waarbij vele partijen betrokken zijn. Een cruciaal aspect voor efficiënt gebouwbeheer is de beschikbaarheid van actuele en toegankelijke tekeningen. Echter, het ROC van Twente kampte vaak met het probleem dat tekeningen niet digitaal beschikbaar waren of dat essentiële informatie ontbrak op de tekeningen. Bovendien compliceren frequente wijzigingen aan de gebouwen het bijhouden van actuele documentatie, wat een aanzienlijke uitdaging vormt.
Om deze uitdagingen aan te pakken, zijn we een strategietraject van vier sessies aangegaan met het ROC van Twente. We hebben intensief samengewerkt met zowel de directie als de gebouwbeheerders om een op maat gemaakte strategie voor het beheer van tekeningen te ontwikkelen.
Samen bouwen aan de toekomst: BIM4ALL en ROC van Twente.
Samen bouwen aan de toekomst: BIM4ALL en ROC van Twente. Samen bouwen aan de toekomst: BIM4ALL en ROC van Twente. Samen bouwen aan de toekomst: BIM4ALL en ROC van Twente.
Plan van aanpak
Wij zijn gestart met het in kaart brengen van de behoeften van het ROC van Twente. Dit hebben wij gedaan door in gesprek te gaan met de belangrijkste gebruikers. Hieruit kwamen een aantal eisen en wensen. Op basis hiervan hebben wij gezamenlijk een route bepaald om deze eisen en wensen te realiseren door middel van BIM.
Daarnaast wordt er op basis van de NEN-EN-ISO 19650 rekening gehouden met de ontwikkeling van een project informatiemodel (PIM) tot een asset informatiemodel (AIM). Dit houdt onder andere in dat er gekeken wordt naar de naamgeving, mappenstructuur, processen en informatieleveringen van de leveranciers. In onderstaande afbeelding is te zien hoe het proces verloopt en welke stappen genomen moeten worden om in de beheerfase over de juiste informatie te beschikken.
Op basis van dit schema is het mogelijk om vanuit de nieuwe projecten vroegtijdig te sturen om kwalitatief hoge asset informatie modellen te ontvangen. Zoals in onderstaande afbeelding af te lezen is komt hier veel bij kijken. Het hebben van bepaalde verwachtingen en eisen moeten aansluiten op dat wat er tijdens de projectfase gemaakt wordt. Uiteindelijk moet wat opgeleverd gaat worden, het AIM-model geschikt zijn voor de vooraf gestelde eisen. Denk bijvoorbeeld aan bijvoorbeeld het genereren van vlekkenplannen, koppelingen met het FMIS-systeem of andere uiteenlopende vereisten. We bevinden ons in een continu verbetertraject met het ROC van Twente om alle betrokken partijen op één lijn te krijgen.
Wij zijn begonnen met het inrichten van een online omgeving waar alle tekeningen en documenten met betrekking tot het gebouwbeheer zijn terug te vinden. Dit is gedaan in de Common Data Environment (CDE). In samenspraak is bepaald welke structuur wordt aangehouden. Hierdoor zijn nu per locatie van het ROC van Twente de relevante tekeningen en documenten terug te vinden.
Vervolgens zijn wij gestart met het opzetten van een 3D-model van de Gieterij in Hengelo. Dit is gedaan door gebruik te maken van bestaande 2D-tekeningen en een aantal 3D-laserscans ter controle. In samenspraak is bepaald dat het 3D-model qua geometrie niet erg gedetailleerd hoeft te zijn. Met name de informatie gekoppeld aan de ruimtes in het 3D-model is van belang voor het gebouwbeheer van het ROC. Zo is aan het 3D-model onder andere informatie toegevoegd zoals ruimtenummers en -namen, vloeroppervlaktes, details over de vloerafwerking, schoonmaakfrequenties, en meer.
Door middel van deze informatie is het voor het ROC van Twente mogelijk om vlekkenplannen te maken voor een eventuele herindeling van de ruimtes en exacte hoeveelheden te bepalen t.b.v. de schoonmaak. Het 3D-model, inclusief informatie, is vervolgens ook op de CDE omgeving geplaatst zodat iedereen die hier belang bij heeft toegang heeft tot de actuele informatie. Daarnaast is het mogelijk om de data uit deze modellen te hergebruiken voor koppelingen met het FMIS-systeem Topdesk of andere programma’s.
Inmiddels zijn wij betrokken bij de digitalisering van meerdere locaties van het ROC van Twente. Tevens is een proces opgezet voor het actueel houden van het 3D-model en de hieruit afgeleide 2D-tekeningen. Ook hiervoor wordt gebruik gemaakt van CDE. Wanneer verbouwingen en/of aanpassingen plaatsvinden aan een locatie van het ROC van Twente wordt een melding aangemaakt in CDE door het ROC van Twente. Bij deze melding kunnen bijlagen als tekeningen en foto’s worden toegevoegd. Op basis van deze meldingen worden het 3D-model en de 2D-tekeningen actueel gehouden door ons.
Resultaten
Deze werkwijze heeft ertoe geleid dat er steeds meer mensen betrokken zijn geraakt met BIM in hoge en mindere mate. Vaak zien wij dat organisaties ook moeten wennen aan de veranderingen. Uiteindelijk resulteert het in actuele tekeningen en een actueel ruimteboek in combinatie met het huidige facility management systeem. In dit soort trajecten maken wij zoveel mogelijk zichtbaar als het gaat om de behaalde resultaten en optimalisaties. Zo konden wij op basis van de werkelijkheid en het FMIS-systeem de vierkante meters analyseren en tot de conclusie komen dat er meer dan 500 vierkante meter te veel in het FMIS-systeem is geregistreerd.
ROC van Twente is daarnaast nu ook in de gelegenheid om bij nieuwe projecten uit te vragen welke informatie benodigd is door middel van een ILS, en hoe de afdeling Facilitair Management en Huisvesting hierop kan inspelen tijdens de inkoop.
Gezamenlijk proces
Een belangrijk aspect tijdens de implementatie is het investeren in de spreiding van kennis door de gehele organisatie, door niet alle kennis bij één persoon neer te leggen. Op deze manier leert de organisatie gezamenlijk om de werkmethodiek toe te passen. Er is veel draagvlak gecreëerd bij de medewerkers en de organisatie, daardoor resulteerde de investering in de in positieve resultaten. Het blijft continue verbeteren en optimaliseren om gedateerde informatie en tekeningen up-to-date te houden en uiteindelijk worden de vruchten er later van geplukt.
Wij zien een mooie en prettige samenwerking met het ROC van Twente, voor nu én in de toekomst. En wij zijn trots op hoe zij BIM oppakken binnen de organisatie en het zich helemaal eigen hebben gemaakt! Door het bundelen van kennis en expertise tussen verschillende afdelingen van BIM4ALL en het ROC van Twente, hebben we het beheer van tekeningen en het gebouwbeheer efficiënter en nauwkeuriger kunnen inrichten.
Klaar voor de toekomst?
Bent u klaar om uw gebouwbeheer en facility management naar een hoger niveau te tillen?
Mail Robbert